Законодательство Белгородской области Алексеевский район Белгородская область Белгородский городской округ Белгородский район Борисовский район Валуйский район Вейделевский район Волоконовский район Грайворонский район Губкинский городской округ Ивнянский район Корочанский район Красненский район Красногвардейский район Краснояружский район Новооскольский район Прохоровский район Ровеньской район Старооскольский городской округ Чернянский район Шебекинский район Яковлевский район Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления Распоряжение главы администрации городского поселения "Г. Старый Оскол" от 14.06.2006 № 72-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения "Город Старый Оскол" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" РАСПОРЯЖЕНИЕ от 14 июня 2006 г. № 72-р ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" В целях улучшения организации работы с обращениями, заявлениями, письмами и иной входящей корреспонденцией, поступающей в администрацию городского поселения "Город Старый Оскол" от юридических и физических лиц, квалифицированной и своевременной подготовки документов в администрации города Старый Оскол: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации городского поселения "Город Старый Оскол" (прилагается). 2. Руководителю аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол", руководителям структурных подразделений и территориальных управлений администрации городского поселения "Город Старый Оскол": 2.1. Довести инструкцию по делопроизводству в администрации городского поселения "Город Старый Оскол" до сведения сотрудников подведомственных им структурных подразделений и обеспечить строгое соблюдение ее норм. 2.2. Руководители структурных подразделений и территориальных управлений администрации городского поселения "Город Старый Оскол" обеспечивают строгое соблюдение требований инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения "Город Старый Оскол" работниками соответствующих структурных подразделений, территориальных управлений. 3. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" Ковальчука В.Н. Глава администрации А.В.ГОНЧАРОВ Утверждена распоряжением главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от 14 июня 2006 г. № 72-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях и территориальных управлениях администрации городского поселения "Город Старый Оскол" (далее по тексту - администрации города Старый Оскол). 1.2. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей инструкцией, распространяются на все документы несекретного характера. 1.3. Правила и порядок работы с секретными документами в структурных подразделениях администрации города Старый Оскол устанавливаются специальной инструкцией. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение требований настоящей инструкции в администрации города Старый Оскол возлагается на руководителей структурных подразделений и территориальных управлений администрации города Старый Оскол. 1.5. Ведение делопроизводства, упорядочение документооборота, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив осуществляются административно-хозяйственным отделом аппарата администрации города Старый Оскол. 1.6. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в администрации города Старый Оскол осуществляет административно-хозяйственный отдел аппарата администрации города Старый Оскол. 1.7. Административно-хозяйственный отдел аппарата администрации города Старый Оскол имеет право давать разъяснения и указания по вопросам ведения делопроизводства. 1.8. При увольнении, перемещении, уходе работников в отпуск или в других подобных случаях все неисполненные ими документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения или территориального управления другому работнику, временно исполняющему обязанности или принятому на эту должность. 1.9. При применении компьютерной технологии соблюдаются все правила работы с документами в соответствии с требованиями настоящей инструкции по делопроизводству. 1.10. Сотрудники администрации города Старый Оскол должны знать и выполнять все требования инструкции по делопроизводству. 1.11. При работе с подписанными документами в администрации города Старый Оскол не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либо пометки. 1.12. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 1.13. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с визами руководителей и полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.14. Об утрате документа исполнитель немедленно докладывает руководителю структурного подразделения или территориального управления и в административно-хозяйственный отдел аппарата администрации города Старый Оскол. Руководитель структурного подразделения, территориального управления администрации города Старый Оскол организует служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя аппарата администрации города Старый Оскол. 2. Документация администрации города Старый Оскол 2.1. Деятельность администрации города Старый Оскол обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города Старый Оскол, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между администрацией города Старый Оскол, вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов. 2.2. В соответствии со статьей 48 Устава городского поселения "Город Старый Оскол" глава администрации города Старый Оскол издает постановления и распоряжения. Постановлениями главы администрации города Старый Оскол оформляются акты по вопросам местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Белгородской области. Распоряжениями главы администрации города Старый Оскол оформляются акты по вопросам организации работы администрации города Старый Оскол. 2.3. К организационно-распорядительным документам администрации города Старый Оскол относятся протоколы, акты, письма, служебные записки, инструкции, правила, положения, приказы, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации города Старый Оскол. 2.4. Руководители территориальных управлений администрации города Старый Оскол могут издавать приказы и распоряжения в пределах своей компетенции и в соответствии с действующим законодательством и положениями о территориальных управлениях администрации города Старый Оскол. 2.5. Порядок подготовки, согласования, издания и рассылки постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол устанавливается соответствующим Порядком внесения и правилами подготовки правовых актов главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол", утвержденным постановлением главы администрации города Старый Оскол. 2.6. Документы администрации города Старый Оскол разрабатываются, согласовываются, утверждаются, исполняются, изменяются, считаются утратившими силу, списываются в дело. 3. Подготовка и оформление документов Документы разрабатываются в порядке исполнения поручений или в инициативном порядке. 3.1. Бланки документов Документы в администрации города Старый Оскол оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), применяются в зависимости от объема текста и подписываются главой администрации города Старый Оскол и его заместителями. В администрации города Старый Оскол применяются следующие бланки с воспроизведением герба города Старый Оскол: бланк письма, бланк постановления главы администрации города Старый Оскол, бланк распоряжения главы администрации города Старый Оскол; Формы бланков администрации города Старый Оскол с воспроизведением герба города утверждаются главой администрации города Старый Оскол. Бланки администрации города Старый Оскол с воспроизведением герба города изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации города Старый Оскол. Бланки постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол должны иметь нумерацию. Изготовление бланков постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол с воспроизведением герба города на оргтехнике не разрешается. Бланки администрации города Старый Оскол подлежат учету в административно-хозяйственном отделе аппарата администрации города Старый Оскол. Допускается тиражирование документов на бланках администрации города Старый Оскол с воспроизведением герба города, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью протокольной части администрации города Старый Оскол. При переписке между структурными подразделениями администрации города Старый Оскол бланк не используется. Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы предприятий, учреждений и организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого предприятия, учреждения и организации, принимавших этот документ. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим предприятиям, организациям, учреждениям и лицам. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации города Старый Оскол. Соответствующие предложения вносятся на утверждение вместе с образцами предлагаемых бланков и после утверждения передаются в административно-хозяйственный отдел аппарата администрации города Старый Оскол для дальнейшего изготовления. 3.2. Общие правила оформления документов При подготовке документов в администрации города Старый Оскол рекомендуется применять текстовой редактор Windows Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 13 (в отдельных случаях для оформления приложений к документам большого объема и табличных материалов может быть применен шрифт размером - 10 - 12) с использованием одинарного или полуторного межстрочного интервала. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания допустимо использовать полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 30 мм: правое - 15 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация сквозная. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов, постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол, должны содержать ссылку на них. В тексте документов допускаются только общепринятые сокращения (ОАО, УВД и т.д.). Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий: изображение герба города Старый Оскол; наименование органа - АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ"; наименование структурного подразделения или территориального управления администрации города Старый Оскол - автора документа; индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес; дата документа; индекс (номер) документа; ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа; наименование вида документа; место составления или издания; гриф и пометка ограничения доступа к документу; адресат; заголовок к тексту документа; текст документа; гриф приложения; отметка о наличии приложения; подпись документа; гриф утверждения; резолюция; согласование документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его В ДЕЛО; идентификатор факсимильной связи; идентификатор электронной копии документа; отметка о поступлении (регистрационный штамп). В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть иной. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем. 3.3. Требования к оформлению реквизитов документа 3.3.1. Изображение герба города Старый Оскол Изображение герба города Старый Оскол помещается на верхнем поле бланков документов в центре. 3.3.2. Наименование организации - автора документа Наименование администрации города Старый Оскол, структурного подразделения или территориального управления администрации города Старый Оскол указывается точно в соответствии со структурой и штатным расписанием. Обязательно указывается полный почтовый адрес, номер телефона, телефакса, электронный адрес - если таковые имеются. 3.3.3. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется: - в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита; - под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита); Датой документа является дата его подписания: - для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; - для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных несколькими предприятиями, учреждениями и организациями, датой документа является дата подписания его последним. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях (например, 01.05.2006). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов при датировании нормативно-правовых актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов (например, 21 мая 2006 года). 3.3.4. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ. Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера. 3.3.5. Ссылка на номер и дату входящего документа На документах, оформленных на бланках, ссылка на номер и дату входящего документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка печатается под номером письма от левой страницы текстового поля. Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен. 3.3.6. Наименование документа Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя администрации города Старый Оскол или ее структурных подразделений, территориальных управлений, содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.). Например: ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" 3.3.7. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф (пометка) "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. 3.3.8. Адресование документа Документы адресуются в органы или организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Адресат указывается в правом верхнем поле документа, печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки, может выделяться полужирным шрифтом. При адресовании документа в департаменты, комитеты, управления, отделы, предприятия, организации, учреждения и их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Администрация муниципального района "Город Старый Оскол и Старооскольский район" или Комитет по организационно- аналитической и кадровой работе При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в родительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например: Начальнику управления образования администрации муниципального района "Город Старый Оскол и Старооскольский район" Ю.Н.Паршукову При адресовании документа в несколько однородных органов или предприятий, организаций и учреждений их наименования указываются обобщенно в дательном падеже. Например: Муниципальным предприятиям и учреждениям или Директорам муниципальных предприятий и учреждений 3.3.9. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам, текст которых превышает 4 - 6 строк, за исключением резолюций, даваемых руководителями структурных подразделений по рассматриваемым документам, телефонограммам, телеграммам, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем?", например: "О мерах...", "О выделении...". Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Заголовок, состоящий из двух или более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. 3.3.10. должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. должен состоять из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй - излагаются выводы, предложения, решения или просьбы. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей, центрируется по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 3.3.11. Оформление приложений к документу При наличии приложений в тексте документа на них обязательно делается ссылка. Приложения печатаются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на документ. Все составные части реквизита могут центроваться относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к постановлению главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "___"____________200__ г. № _____ Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом, может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, П Е Р Е Ч Е Н Ь, СПИСОК и т.д.), через 1 или 1,5 межстрочных интервала от последующих строк заголовка. Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3-мя межстрочными интервалами. При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (наименование граф) повторяются на каждой странице. 3.3.12. Подпись документа Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами. В состав подписи входят наименование должностного лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в случае двух и более строк в наименовании подписи). Длина строки не должна превышать 7 см. Наименование должности может выделяться полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела. Расшифровка подписи может выделяться полужирным шрифтом. Например: Глава администрации городского поселения "Город Старый Оскол" подпись А.В.Гончаров или Руководитель аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" подпись В.Н.Ковальчук или Начальник организационно- контрольного управления подпись А.В.Синяков Постановления и распоряжения главы администрации города Старый Оскол подписываются главой администрации города Старый Оскол, а при отсутствии главы администрации города Старый Оскол (отпуск, командировка, болезнь) - его заместителем или лицом, на которого возложено исполнение обязанностей, в соответствии с распоряжением главы администрации города Старый Оскол. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден). В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности соответственно иерархии занимаемой должности. При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Глава муниципального района Глава "Город Старый Оскол и городского поселения Старооскольский район" "Город Старый Оскол" Н.П.Шевченко И.В.Потапов Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы (справки, информации, записки), направляемые главе администрации города Старый Оскол из структурных подразделений или территориальных управлений администрации города Старый Оскол, или те же документы, направляемые из одного структурного подразделения, территориального управления в другое, подписываются только руководителями структурных подразделений, территориальных управлений, а в случае их отсутствия - заместителями. На справках, информациях, записках указывается название соответствующего структурного подразделения с обязательной визой должностного лица. 3.3.13. Утверждение документа При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на документ, с указанием даты и номера. В случае, когда документ утверждается лично руководителем структурного подразделения, территориального управления, без ссылки на документ, печатается слово УТВЕРЖДАЮ, а ниже расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: УТВЕРЖДЕНА постановлением главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "____"__________200___года № ____ или УТВЕРЖДАЮ глава администрации городского поселения "Город Старый Оскол" __________________ А.В.Гончаров "______"______________200___года Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.д. 3.3.14. Резолюция В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалы имени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно в верхнем левом углу) или карточке-поручении (приложение № 1). Дата резолюции ставится внизу под подписью. 3.3.15. Согласование документа Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным актам или ранее принятым решениям и оформляется визой на документе или грифом согласования. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, территориального управления администрации города Старый Оскол, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения руководителям структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол, ими должны быть завизированы. Если в документе затрагиваются интересы предприятий, организаций, учреждений, то может потребоваться внешнее согласование - получение виз их руководителей. Визы включают в себя наименование должности, личную подпись визирующего документ должностного лица, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления жилищно- коммунального хозяйства __________________Е.В.Москаленко "_____"_______________ 200___года или СОГЛАСОВАНО Руководитель аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" _____________________ В.Н.Ковальчук "______" _______________ 200___года Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, длина строки не должна превышать 8 см, все строки центрируются относительно самой длинной строки или начало строк ограничивается левым полем. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Лист согласования используется обычно при согласовании постановлений и распоряжений (приложение № 2, 3). На других документах (кроме постановления и распоряжения) делается отметка "Лист согласования прилагается". 3.3.16. Отметка о контроле Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер) документа". 3.3.17. Фамилия исполнителя и номер его телефона Фамилия и инициалы имени и отчества исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля. Например: Исполнитель: Сухорукова Л.В. Тел.: 44-52-59 3.4. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности предприятий, организаций, учреждений и структурных подразделений администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП). Они не подлежат опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению. Сотрудником (исполнителем), допущенным к работе с документами "ДСП", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим, утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания. Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются в административно-хозяйственном отделе. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра оператор персональной ЭВМ указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Документы "ДСП" учитываются и регистрируются отдельно. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами с добавлением к регистрационному номеру пометки "ДСП". Пересылаются документы "ДСП" другим предприятиям, организациям и учреждениям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Размножение таких документов (снятие копий) производится с разрешения секретного отдела. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: - акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, свободы и обязанности граждан; - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях, экологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая информация; - описание структуры органа исполнительной власти, его функций и форм деятельности, а также его адрес; - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц; - сведения об исполнении бюджета, о состоянии экономики и потребностей населения. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (сотрудник предприятия учреждения и организации) может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 4.1. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол Порядок подготовки, согласования, издания и рассылки постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол устанавливается соответствующим Порядком внесения и правилами подготовки правовых актов главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол". Постановления (распоряжения) главы администрации города Старый Оскол печатаются на бланках установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления (распоряжения) главы администрации города Старый Оскол. Левое поле 30 мм, правое - 15 мм и нижнее - 20 мм. При оформлении постановления (распоряжения) главы администрации города Старый Оскол на двух или более страницах верхнее поле этих страниц составляет 20 мм. Не допускается перенос на следующую страницу менее чем 2 последних пунктов постановления (распоряжения), если предпоследний пункт состоит из подпунктов, то данный пункт можно разбивать, т.е. переносить подпункты. Постановление (распоряжение) главы администрации города Старый Оскол имеет следующие реквизиты: 1. Герб города Старый Оскол; 2. Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" 3. Дата Проставляется после подписания документа. Оформляется словесно - цифровым способом от левой границы поля. 4. Регистрационный номер Проставляется после подписания документа. Оформляется арабскими цифрами от правой границы поля. Дата и регистрационный номер проставляются в протокольной части административно-хозяйственного отдела. 5. Заголовок Печатается на расстоянии не менее 8 - 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля (т.е. от предыдущего реквизита (это дата на бланке) 2 - 3 межстрочных интервала). Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" принят документ. Заголовок не берется в кавычки, точка в конце его не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал. Центрируется относительно левой границы текстового поля. Длина строки заголовка не должна превышать 8 см. 6. Текст Отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Текст постановления (распоряжения) печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст печатается шрифтом размером № 13 через 1 межстрочный интервал. Текстовая часть постановления главы администрации города Старый Оскол, как правило, подразделяется на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях главы администрации города Старый Оскол завершается словом "постановляю", которое печатается вразбивку и выделяется полужирным шрифтом. Преамбула при оформлении распоряжений может отсутствовать, если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются. Пункты в тексте постановления (распоряжения) нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. В обязательном порядке постановление (распоряжение) должно содержать пункт о возложении контроля за его выполнением на конкретное должностное лицо, а в случае необходимости и срок исполнения данного документа. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы администрации города Старый Оскол в тексте документа на них обязательно делается ссылка. 7. Подпись Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Состоит из слов "Глава администрации", инициалов и фамилии главы администрации города Старый Оскол. Слова "Глава администрации", инициалы и фамилия выделяются полужирным шрифтом. В проекте постановления (распоряжения) главы администрации города Старый Оскол от левой границы текстового поля печатаются слова "Глава администрации", инициалы и фамилия главы администрации города Старый Оскол печатаются у правой границы текстового поля. Например: Глава администрации А.В.Гончаров 8. Приложения Приложения к проектам постановлений (распоряжений) главы администрации города Старый Оскол оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов постановлений (распоряжений) главы администрации города Старый Оскол (для оформления приложений большого объема и табличных материалов можно применять размер шрифта № 12). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения или территориального управления, подготовившего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение) главы администрации города Старый Оскол, его дату и номер (к постановлению (распоряжению) главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "____"__________2006 года № _____). Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствующем порядке. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к постановлению главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "_____"___________200__г. № _____ или ПРИЛОЖЕНИЕ к распоряжению главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "_____"____________200__г. № ____ При наличии в тексте акта формулировки "УТВЕРДИТЬ" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на постановление (распоряжение), его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "_____"____________200__г. № ____ или УТВЕРЖДЕН распоряжением главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "____"___________200__г. № _____ Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочных интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы повторяется на каждой странице. Листы приложения имеют сквозную нумерацию, начиная со второго листа проекта постановления администрации города. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же как и в тексте постановления главы администрации города. В указанных документах их составные части (разделы подразделы, пункты, подпункты) можно нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). 9. Визы (подготовка и согласование) Необходимым условием введения постановления (распоряжения) в действие является его подготовка и согласование. Визы подготовки и согласования оформляются на специальном листе (бланке) "Лист согласования" (приложение № 2, 3). Виза включает в себя должность визирующего лица с указанием полного наименования структурного подразделения, личную подпись, расшифровку личной подписи и дату. Гриф подготовки включает в себя слово "подготовлено", а гриф согласования - "согласовано" и печатается по центру текстового поля. Например: Постановление (распоряжение) подготовлено: Постановление (распоряжение) согласовано: В разделе "Постановление подготовлено" печатаются наименование должности и названия структурных подразделений администрации города Старый Оскол или других организаций, руководители которых будут визировать проекты документов, инициалы, фамилия должностного лица, которое фактически поставит свою визу. Например: Постановление подготовлено: Начальник управления жилищно- коммунального хозяйства Е.В.Москаленко В разделе "Постановление согласовано" печатаются наименование должности и название структурных подразделений администрации города Старый Оскол или других организаций, руководители которых будут визировать проект документа, инициалы, фамилия должностного лица, которое фактически поставит свою визу. Например: Постановление согласовано: Начальник организационно- контрольного управления А.В.Синяков Последовательность расположения наименования должностей при подготовке листа согласования должна соответствовать иерархии должностных лиц, визирующих документ. Согласование производится в соответствии с Порядком внесения и правилами подготовки правовых актов главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол". Протокольная часть административно-хозяйственного отдела аппарата администрации города Старый Оскол и юрисконсульт аппарата администрации города Старый Оскол в обязательном порядке визируют проект постановления (распоряжения) главы администрации города Старый Оскол. После завершения процедуры подготовки, постановление (распоряжение) совместно с прилагаемыми к нему документами, листом согласования и листом рассылки передается в протокольную часть для организации согласования и дальнейшего подписания его главой администрации города Старый Оскол. Образцы постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол приведены в приложениях № 4, 5. 4.2. Подготовка и оформление служебных писем Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. 4.2.1. Служебные письма структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол готовятся: - как ответы о выполнении поручений главы администрации области, правительства администрации области, главы администрации города Старый Оскол; - как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол; - как сопроводительные письма; - как ответы на запросы различных предприятий, организаций, учреждений и частных лиц; - как поручения и запросы, направляемые в предприятия, организации и учреждения, расположенные на территории города, области; - как инициативные письма. 4.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя структурного подразделения. 4.2.3 Служебные письма оформляются на бланках администрации города Старый Оскол с воспроизведением герба города Старый Оскол, установленных образцов форматов А4 и А5. Письма структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол, адресованные другим структурным подразделениям, территориальным управлениям допускается печатать не на бланках (на бумаге стандартных размеров). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. 4.2.4. Служебное письмо имеет следующие реквизиты: Дата. Датой письма является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 24 марта 2006 года или 24.03.2006. Исходящий номер. В письмах, оформленных на бланках администрации города Старый Оскол за подписью главы администрации города Старый Оскол или его заместителей, исходящий номер проставляется отделом документооборота (далее по тексту - канцелярия) и отправляется адресату. Например: № 123. В случае, когда письмо является ответом на запрос, обязательно заполняются реквизиты на № _____ от "____" ___________200___г. Адресат. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт. В состав адресата входит наименование предприятия, организации, учреждения и структурного подразделения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица. Наименование предприятия, организации, учреждения и структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 - 1,5 межстрочными интервалами. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа Наименования предприятия, организации, учреждения и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже. Например: Администрация муниципального района "Город Стрый Оскол и Старооскольский район" комитет по организационно- аналитической и кадровой работе Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. Все реквизиты печатаются в дательном и родительном падежах. Например: Заместителю главы администрации муниципального района "Город Стрый Оскол и Старооскольский район" - председателю комитета по организационно-аналитической и кадровой работе В.М. Лотохе Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень. Например: Ректору Московской государственной медицинской академии имени И.П.Сеченова профессору И.С.Петрову Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Директорам муниципальных предприятий (учреждений) Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал (приложение № 6). Например: Павлову И.А. 197049, г. Санкт-Петербург, А-49, ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. Например: Главе администрации муниципального района "Город Старый Оскол и Старооскольский район" Н.П.Шевченко ------------------------------------------------------------------ --> примечание. В официальном тексте документа наименование адресата, которому направляется экземпляр, выделено подчеркиванием. ------------------------------------------------------------------ Первому заместителю главы администрации муниципального района "Город Старый Оскол и Старооскольский район" А.В.Давыденко Заместителю главы администрации муниципального района "Город Старый Оскол и Старооскольский район" - председателю комитета экономического развития города и района Г.В.Колерко При направлении письма более чем в четыре адреса на отдельном листе составляют указатель рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу. Заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении", "Об изменении" и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 8 см и ограничивается левым полем документа. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. Текст. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. В таких письмах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. В этом случае номер и дата документа должны быть вынесены в заголовок. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ________________! Текст письма обычно излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3-го лица единственного числа (Администрация города вносит (считает), организационно-контрольное управление представляет и т.д.). При оформлении письма на бланке структурного подразделения текст может излагаться также от 1-го лица единственного числа (Прошу.., направляю... и т.д.). Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал и выравнивается по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Слово ПРИЛОЖЕНИЕ отделяется от текста 1,5 - 2 межстрочными интервалами. После слова ПРИЛОЖЕНИЕ ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме: ПРИЛОЖЕНИЕ: на 5 листах в 2 экз. Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа: ПРИЛОЖЕНИЯ: 1. Справка об исполнении бюджета за 6 месяцев 2006 года на 7 листах в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2007 год на 2 листах. 3. Проект бюджета на 2007 год на 8 листах. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 листах во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: ПРИЛОЖЕНИЕ, программа в 3 экз. Подпись. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются главой администрации города Старый Оскол, его заместителями, руководителем аппарата администрации города Старый Оскол. Документы, направляемые подчиненным и сторонним предприятиям, организациям, учреждениям, гражданам, подписываются главой администрации города Старый Оскол, заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации города Старый Оскол или руководителями структурных подразделений, территориальных управлений в соответствии с их компетенцией. Документы, направляемые губернатору области, председателю Белгородской областной Думы, главному федеральному инспектору в Белгородской области, заместителям главы администрации области подписывает только глава администрации города Старый Оскол или, в его отсутствие, первый заместитель главы администрации города Старый Оскол. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова "Руководитель", "Начальник" могут располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита, центрованным относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы поля или на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи. Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию: Глава администрации А.В.Гончаров Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия: Начальник управления жилищно- коммунального хозяйства администрации города Старый Оскол Е.В.Москаленко При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным 1,5 межстрочным интервалом Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне первого листа документа в левом нижнем углу. Например: Исполнитель: Уразова Г.Н. Тел.: 44-58-50 или Исп.: Уразова Г.Н. Тел.: 44-58-50 Оформление служебного письма приведено в приложениях № 7, 8, 9. 4.3. Подготовка и оформление служебных телеграмм 4.3.1. Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 или А5 в двух экземплярах. Телеграмма печатается заглавными буквами через 1 межстрочный интервал без знаков препинания. 4.3.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: 113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИИ или САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД НАЧАЛЬНИКУ Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ; ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ; АНАДЫРЬ МАГАДАНСКОЙ Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом. АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА или АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: ГУБЕРНАТОРУ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА А.И.ИВАНОВУ Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилия), печатается от левой границы текстового поля. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: почтовый индекс и адрес, наименование структурного подразделения администрации города. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя структурного подразделения или территориального управления администрации города, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку. Образец телеграммы приведен в приложении № 10. 4.4. Оформление приказов и распоряжений территориальных управлений (далее приказов) 4.4.1. Проекты приказов разрабатываются территориальными управлениями администрации города Старый Оскол и подписываются их руководителями. 4.4.2. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть начинается словом "приказываю", которое печатается вразрядку и полужирным шрифтом. 4.4.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. 4.4.4. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и доводятся до заинтересованных сотрудников данного территориального управления под роспись. Образец приказа приведен в приложении № 11. 4.5. Оформление протоколов 4.5.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, территориальными управлениями администрации города и другими предприятиями, организациями, учреждениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений- исполнителей. Запись во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников структурных подразделений, территориальных управлений, готовивших вопросы к обсуждению или (при необходимости) сотрудниками организационно-контрольного управления аппарата администрации города Старый Оскол. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня совещания (заседания) и разослан исполнителям. Проект соответствующего протокола визируется специалистами структурного подразделения, территориального управления, ответственными за подготовку. 4.5.2. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования". Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. 4.5.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: - наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; - вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом и выравнивается по центру; - дата, место и номер проводимого заседания, совещания печатается после реквизита "вид заседания, совещания" отделяется от него линейкой. 4.5.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: - председатель или председательствующий; - секретарь; - присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших; - повестка дня; - докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью: при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 4.5.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается со слов СЛУШАЛИ: далее пишется наименование вопроса, которое начинается с предлога "О (Об)". Указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) с докладом, и краткое содержание доклада. ВЫСТУПИЛИ: фамилии должностных лиц, выступившие при рассмотрении соответствующего вопроса. РЕШИЛИ: указывается принятое по этому вопросу решение. 4.5.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 4.5.7. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель, вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов, копии повесток дня заседаний и материалов к совещаниям (заседаниям) уничтожаются по минованию надобности в них, причем копии протоколов - по акту. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, управления готовившего рассмотрение вопроса. Образец протокола приведен в приложении № 12. 4.6. Положение, правила, инструкция 4.6.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города Старый Оскол. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения, правила и инструкции утверждаются главой администрации города Старый Оскол или его заместителями в форме самостоятельных документов или путем издания постановления или распоряжения об их утверждении. 4.6.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему Порядку внесения и правилам подготовки правовых актов главы администрации города Старый Оскол. 4.6.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе формата А4 и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?". Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. 5. Организация документооборота Движение документов в администрации города Старый Оскол с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города Старый Оскол, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников, а также другими нормативными документами. При применении в администрации города Старый Оскол электронного документооборота административно-хозяйственным отделом разрабатывается процедура движения документов на электронных носителях. Данная процедура позволяет определить последовательность операций, производимых с документом. 5.1. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в административно-хозяйственном отделе аппарата администрации города Старый Оскол специалистами по работе с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц, а также в структурных подразделениях, территориальных управлениях администрации города Старый Оскол, которым предоставлено право самостоятельной регистрации документов. 5.1.1. Обработка простой служебной корреспонденции Принятые конверты с корреспонденцией вскрываются соответствующими специалистами, при этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним на документе делается пометка о недостаче документов и запрос отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия работника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год. Пакеты или конверты с пометкой "Лично", "Только лично" передаются адресатам в закрытом виде. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 5.1.2. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. Не подлежат регистрации сводки по различным финансовым вопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и другие документы по определению начальника административно-хозяйственного отдела. 5.1.3. Поступающая корреспонденция регистрируется в компьютерной базе и специальных регистрационных журналах с заполнением регистрационной карточки-поручении (приложение № 1). 5.1.4. В отдельных случаях на документах и регистрационных карточках-поручениях ставится отметка "Контроль". На такие документы заполняются две регистрационные карточки-поручения, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передается главе администрации города, его заместителям или руководителям структурных подразделений, территориальных управлений. 5.1.5. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется в структурные подразделения, территориальные управления в течение рабочего дня. Без расписки в получении, но с отметкой кому и когда передан документ, как правило, передаются документы главе администрации города и его заместителям. С распиской в получении передаются документы на исполнение, а также все правовые нормативные и распорядительные документы администрации города Старый Оскол, зарегистрированные в протокольной части административно-хозяйственного отдела руководителям всех других структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол муниципальным предприятиям и учреждениям. 5.1.6. Все поступившие документы, как правило, должны распределяться и передаваться в день их получения. 5.1.7. Документы, подготовленные в структурном подразделении, территориальном управлении администрации города Старый Оскол и используемые внутри этого структурного подразделения, территориального управления относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, территориальных управлениях в соответствующем журнале. Переписка по вопросам текущей деятельности между структурными подразделениями, территориальными управлениями администрации города Старый Оскол ведется без регистрации документов в канцелярии административно-хозяйственного отдела. Служебная переписка по вопросам текущей деятельности, направленная в адрес главы администрации города Старый Оскол, регистрируется в канцелярии. 5.2. Организация доставки документов 5.2.1. Доставка документов в администрацию города Старый Оскол осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в администрацию города Старый Оскол доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных (регистрируемых) писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3. Обработка и распределение поступающих документов 5.3.1. Документы, поступающие в администрацию города Старый Оскол, проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп входящей корреспонденции. 5.3.2. Документы, адресованные главе администрации города Старый Оскол, его заместителям и руководителям структурных подразделений, территориальных управлений а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, территориального управления предварительно обрабатываются в канцелярии специалистами административно-хозяйственного отдела по работе с устными и письменными обращениями граждан и юридических лиц, а затем направляются на рассмотрение в соответствии с функциональными обязанностями главе администрации города Старый Оскол и его заместителям. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в структурные подразделения, территориальные управления и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям, территориальным управлениям или должностным лицам. Рассмотрение документов главой администрации города Старый Оскол и его заместителями (для подготовки резолюции) должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, не разрешается задерживать документ более 2 дней. Глава администрации города Старый Оскол и его заместители определяют в резолюции на документе порядок, характер и срок рассмотрения, а также исполнителя (ответственного исполнителя). Резолюция подписывается с указанием даты. Рассмотренные главой администрации города Старый Оскол и его заместителями документы возвращаются в канцелярию специалистам по работе с устными и письменными обращениями граждан, где фиксируется содержание резолюции, а документ передается на исполнение в структурное подразделение или территориальное управление. Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии документов. 5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение. 5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 5.4.1. Документы, отправляемые администрацией города Старый Оскол, передаются почтовой и электрической связью, а также вручаются получателю лично под расписку. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией административно-хозяйственного отдела в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Из структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол документы для отправки передаются в канцелярию не позднее 15 часов 30 минут. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса и с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника административно-хозяйственного отдела. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. К отправляемым документам, зарегистрированным в канцелярии административно-хозяйственного отдела прилагаются их копии, завизированные исполнителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены, данные документы хранятся в канцелярии в папках соответствующих дел. Копии постановлений и распоряжений главы администрации города Старый Оскол представляются для отправки в канцелярию, заверенные печатью протокольной части и рассылаются согласно листу рассылки. Сотрудником административно-хозяйственного отдела (канцелярией или протокольной частью) в листе рассылки ставится соответствующая отметка об отправке документа почтой. Копии писем, зарегистрированных в структурном подразделении, территориальном управлении администрации города Старый Оскол, в административно-хозяйственный отдел не сдаются. Они хранятся у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, территориальном управлении. 5.4.2. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимости от ее вида. В канцелярии административно-хозяйственного отдела администрации города Старый Оскол конвертируются следующие документы: - зарегистрированные в канцелярии и направляемые согласно резолюции на предприятия, в организации и учреждения, находящиеся вне здания администрации города; - ответы на обращения граждан, зарегистрированные специалистами по работе с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц; - постановления и распоряжения главы администрации города Старый Оскол, зарегистрированные в протокольной части административно-хозяйственного отдела; - документы, направляемые в администрацию области. 5.4.3. Письма, зарегистрированные в структурных подразделениях, территориальных управлениях администрации города Старый Оскол, конвертируются и отправляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства самостоятельно. 5.4.4. Законвертированные документы вносятся в реестр исходящих документов, к которому присоединяются реестры, составленные в структурных подразделениях, территориальных управлениях. В реестре указывается общее количество отправляемых писем. 5.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 5.4.6. Телеграммы, составляемые в администрации города Старый Оскол, принимаются канцелярией завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. 5.4.7. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи ответственным в структурных подразделениях, территориальных управлениях. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю структурного подразделения, территориального управления, которому она адресована. 5.5. Внутренний документооборот 5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 5.5.2. Передача документов между структурными подразделениями, территориальными управлениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства, а также канцелярией и протокольной частью, специалистами по работе с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Исполнение документа состоит в осуществлении действий, предписанных резолюцией руководителя, рассмотревшего документ. Исполнитель устанавливается резолюцией персонально, по должности, или исполнителем является руководитель структурного подразделения, территориального управления, указанного в резолюции. Один из них может быть определен явно в качестве основного исполнителя (например, подчеркнут руководителем в резолюции). Если исполнителей более одного, а основной исполнитель не указан резолюцией явно, то основным исполнителем является тот, кто указан в резолюции первым. Руководители структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения, территориального управления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: - о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); - о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.); - о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах, регистрационных карточках-поручениях или специальных бланках для резолюций. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Работа с обращениями и запросами депутатов разных уровней производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. 5.7.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату. 5.7.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения, каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса. 5.7.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется канцелярией и специалистами по работе с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 5.7.5. В структурных подразделениях, территориальных управлениях администрации города Старый Оскол по обращениям и запросам депутатов в соответствии с указаниями главы администрации города Старый Оскол и его заместителей в необходимых случаях оперативно готовятся проекты поручений соответствующим предприятиям, организациям, учреждениям, структурным подразделениям и территориальным управлениям администрации города Старый Оскол. 5.7.6. В администрации города Старый Оскол анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов. 5.8. Рассмотрение обращений граждан 5.8.1. В администрации города Старый Оскол организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются административно-хозяйственным отделом и специалистами по работе с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц. 5.8.2. Письма, заявления и жалобы граждан (далее по тексту - обращения граждан), поступившие на имя главы администрации города Старый Оскол и его заместителей, регистрируются в административно-хозяйственном отделе и в тот же день направляются руководителям администрации города Старый Оскол на рассмотрение. На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу обращения граждан проставляется специальный штамп, указывается дата поступления и входящий регистрационный номер (например: Кол-75 от 15.02.2002). Каждое обращение граждан заносится для регистрации в компьютер и заполняется регистрационно-контрольная карточка (приложение № 13) и регистрационная карточка-поручение (приложение № 1), которая направляется вместе с обращением на рассмотрение в соответствии с постановлением о распределении обязанностей между главой администрации города Старый Оскол и его заместителями. 5.8.3. Регистрационно-контрольные карточки по обращениям помещаются в картотеку по срокам исполнения. Рассмотрение обращений считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю, а по необходимости и вышестоящей организации. Отметка об исполнении делается в регистрационно-контрольной карточке или карточке-поручении и компьютере. 5.8.4. Обращения граждан рассматриваются в администрации города Старый Оскол в срок до одного месяца со дня их регистрации в административно-хозяйственном отделе. В отдельных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя (направляется промежуточное письмо). 5.8.5. Если глава администрации города Старый Оскол или его заместители сочтут необходимым направить обращение гражданина на рассмотрение в вышестоящий орган, предприятие, учреждение или организацию, то оно отправляется сопроводительным письмом за подписью главы администрации города Старый Оскол, его заместителей или руководителей структурных подразделений, территориальных управлений (только не на карточке-поручении). В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости и администрации города Старый Оскол. Контроль за своевременным объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения, территориальные управления администрации города Старый Оскол, а также органы, предприятия, учреждения и организации, осуществляют их руководители (или ответственные за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, территориальном управлении). 5.8.6. Копии документов (ответов заявителям), связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в административно-хозяйственный отдел вместе с оригиналами обращений граждан. Справочную работу по законченным делопроизводством обращениям граждан ведет административно-хозяйственный отдел. 5.8.7. Прием посетителей в приемной администрации города организуется начальником административно-хозяйственного отдела в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным главой администрации города Старый Оскол или руководителем аппарата администрации города Старый Оскол. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб в ходе личного приема ведутся в регистрационных журналах и на карточках установленной формы (приложения № 14, 15) с приложением письменного заявления. Переданные на личных приемах посетителями письменные обращения учитываются и рассматриваются как обращения граждан. 5.8.8. Административно-хозяйственный отдел ведет анализ и обобщение поступающих обращений, обеспечивает составление и представляет главе администрации города полугодовую и годовую отчетность о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан. Документы для отправки принимаются до 15 часов 30 минут. Письменные обращения граждан с карточкой поручения выдаются исполнителям под роспись в регистрационном журнале, в период с 14 до 16 часов ежедневно, кроме выходных дней. Без расписки в получении, но с пометкой кому и когда передан документ, как правило, передаются письменные обращения граждан главе администрации города Старый Оскол и его заместителям. 5.9. Отметка об исполнении документа Исполненные документы и документы, по которым рассмотревший их руководитель не счел необходимым принять какие-либо действия, списываются "в дело". Решение о списании "в дело" принимает руководитель, рассмотревший документ (автор резолюции). Отметка об исполнении документа и направлении его "в дело", включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер. Отметка "в дело" проставляется на самом документе или копии ответа по его исполнению. В канцелярии проставляется номер дела, в котором будет храниться данный документ и дату его закрытия. 6. Поисковая система по документам (регистрация) 6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В канцелярии регистрируются документы, поступающие в администрацию города Старый Оскола из предприятий, организаций, учреждений и других юридических лиц, носящие служебный характер, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. В административно-хозяйственном отделе письменные обращения граждан регистрируются специалистом по работе с письменными и устными обращениями граждан. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется (делается отметка о его переадресовке). 6.4. Регистрация документов производится в компьютерной базе данных и в специальных журналах в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Документы, создаваемые по направлениям деятельности в администрации города Старый Оскол, регистрируются в структурных подразделениях, территориальных управлениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в канцелярии или в структурных подразделениях, территориальных управлениях, осуществляющих их прием и передачу. 6.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и даты. На документах служебного характера штамп с регистрационным номером проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. На письменных обращениях граждан - в правом верхнем углу первого листа обращения. 7. Контроль исполнения документов 7.1. Организация контроля исполнения 7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 7.1.3. Контроль исполнения документов вышестоящих организаций и поручений главы администрации города Старый Оскол обеспечивает организационно-контрольное управление, руководитель структурного подразделения или территориального управления и по его поручению ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, территориальном управлении, которые осуществляют учет контролируемых документов, ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол. 7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из вышестоящих организаций и внутренние документы - с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других предприятий, организаций, учреждений и обращения граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются главой администрации города Старый Оскол и его заместителями, руководителями структурных подразделений, территориальных управлений, исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; - имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; - остальные - в срок не более 30 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в компьютерной базе данных и регистрационном журнале. 7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении с указанием планируемой даты исполнения не позднее 3 дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует канцелярию или специалистов по работе с устными и письменными обращениями граждан и юридических лиц для внесения изменений в регистрацию (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы (организация), глава администрации города Старый Оскол - авторы документа. 7.1.7. Проверка хода исполнения документов осуществляется административно-хозяйственным отделом, все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются. 7.1.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель) дата. 7.2. Оформление поручений 7.2.1. Поручения главы администрации города Старый Оскол оформляются по итогам планерок и совещаний при главе администрации города Старый Оскол, заседаний коллегий и иных мероприятий с участием главы администрации города Старый Оскол. 7.2.2. Для своевременного и полного оформления поручений главы администрации города Старый Оскол должно быть обеспечено присутствие сотрудников организационно-контрольного управления аппарата администрации города Старый Оскол на соответствующих мероприятиях. Протокол поручений оформляется в течение трех дней после проведения мероприятия. 7.2.3. Протокол поручений согласуется с руководителем аппарата администрации города Старый Оскол и представляется на подпись главе администрации города Старый Оскол. 7.2.4. В протоколе поручений указывается дата и наименование проводимого мероприятия, формулируется само поручение с указанием ответственного и срока исполнения поручения. 7.2.5. Подписанный главой администрации города Старый Оскол протокол поручений доводится до исполнителей и берется на контроль организационно-контрольным управлением аппарата администрации города Старый Оскол. 7.2.6. Оригинал протокола регистрируется и хранится в протокольной части административно-хозяйственного отдела. 7.2.7. Организационно-контрольное управление аппарата администрации города Старый Оскол готовит информацию о ходе выполнения поручений на имя главы администрации города Старый Оскол, предварительно согласовав с руководителем аппарата администрации города Старый Оскол, в которой указываются общее количество данных поручений, количество выполненных и находящихся в стадии выполнения поручений, число поручений, сроки исполнения по которым истекли, и выполненных с нарушением сроков в разрезе каждого структурного подразделения, территориального управления администрации города Старый Оскол. 8. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив города Старый Оскол (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 8.1. Номенклатура дел администрации города Старый Оскол 8.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города Старый Оскол, с указанием сроков их хранения (приложение № 16). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и определения сроков их хранения. 8.1.2. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из названия структурного подразделения, территориального управления и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, территориального управления. Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, территориальных управлений. Номенклатура дел структурного подразделения, территориального управления составляется ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с административно-хозяйственным отделом, подписывается руководителем структурного подразделения, территориального управления. Вновь созданное структурное подразделение или территориальное управление обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в административно-хозяйственный отдел. 8.13. Сводная номенклатура дел администрации города Старый Оскол составляется административно-хозяйственным отделом на основании номенклатуры дел структурных подразделений, территориальных управлений администрации города Старый Оскол, согласованных с архивом, подписывается начальником административно-хозяйственного отдела и утверждается руководителем аппарата администрации города Старый Оскол. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации города Старый Оскол в структурные подразделения, территориальные управления направляются выписки из ее соответствующих разделов. 8.1.4. В течение года по согласованию с архивом и с разрешения начальника административно-хозяйственного отдела в утвержденные номенклатуры дел могут вноситься изменения и дополнения. В случае изменения структуры администрации города Старый Оскол в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения. 8.1.5. Сводная номенклатура дел администрации города Старый Оскол в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. 8.2. Формирование и оформление дел в администрации города Старый Оскол 8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в администрации города Старый Оскол формируются децентрализовано. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, территориальных управлениях. Контроль за правильным формированием дел в администрации города Старый Оскол осуществляется административно-хозяйственным отделом. 8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела; помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. 8.2.3. На документе проставляются: отметка "в дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, территориального управления. Документ подшивается в дело, номер которого был присвоен ему при регистрации. 8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Правовые акты главы администрации города Старый Оскол (постановления, распоряжения) группируются в делах по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. 8.3. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов определяет ценность документов с целью отбора их на хранение в установленные сроки хранения. Экспертиза ценности документа проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: - при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы; - при регистрации поступающих документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу); - при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированно судить о принадлежности документа тому или иному делу). Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в архив администрации после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений, территориальных управлений и заведующей архивом). Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи в областной государственный архив на хранение (проводится заведующей архивом и работниками государственного областного архива). Проведение работы по экспертизе ценности документов возлагается на экспертную комиссию. Она создается распоряжением главы администрации города Старый Оскол из числа наиболее квалифицированных работников администрации города Старый Оскол не менее 3 человек. 8.4. Оперативное хранение документов и дел С момента заведения и до передачи дел в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений, территориальных управлений несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах, шкафах, сейфах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях (например, по требованию следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя аппарата администрации города Старый Оскол начальником административно-хозяйственного отдела и с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия документа (подлинника). 8.5. Передача документов и дел на архивное хранение В архив администрации города Старый Оскол передаются дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях, территориальных управлениях. Материалы передаются в архив на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, территориального управления и с разрешения начальника административно-хозяйственного отдела и экспертной комиссии. В случае ликвидации или реорганизации подразделения, управления администрации города Старый Оскол работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения, управления формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Дела трехлетнего и годичного сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются данным структурным подразделением, территориальным управлением администрации города Старый Оскол по акту. Документы принимаются в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного срока хранения по описям, подписанным экспертной комиссией и руководителем структурного подразделения администрации города Старый Оскол. Принимая материалы, заведующая архивом тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующая архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращает сдатчику, остальные остаются в архиве. До передачи в областной государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве города Старый Оскола в течение сроков, установленных Государственной архивной службой России. По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архива администрации города Старый Оскол в областной государственный архив. 9. Изготовление и использование печатей и штампов 9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации города Старый Оскол используются гербовые и другие печати. 9.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 9.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности подразделений, управлений администрации города Старый Оскол, производится по согласованию с руководителем аппарата администрации города Старый Оскол. 9.4. Изготовленные печати и штампы учитываются в административно-хозяйственном отделе в специальном журнале. Печать с изображением герба города Старый Оскол хранится у начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности. Печати выдаются под расписку руководителям структурных подразделений администрации города Старый Оскол, штампы - работникам, обеспечивающим делопроизводство. 9.5. Печать с изображением герба города Старый Оскола ставится на документы, требующие особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ, либо проставляется в специально указанном месте - М.П. (место печати). Печать администрации города Старый Оскол с изображением герба города Старый Оскола (гербовая печать) проставляется: 1) на наградных документах, грамотах администрации города Старый Оскол и благодарственных письмах; 2) на документах государственного значения, документах международного характера и подписанных лично главой администрации города Старый Оскол; 3) на удостоверениях должностных лиц, назначаемых главой администрации города Старый Оскол; на командировочных удостоверениях; 4) на доверенностях (на получение материальных ценностей, ведение дел в суде и т.п.); 5) на договорах (трудовых договорах, муниципальных контрактах); 6) на трудовые книжки работников администрации города Старый Оскол; 7) на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств. 9.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города Старый Оскол проставляются только в аппарате администрации города Старый Оскол руководителем аппарата на поздравительных открытках при необходимости, на копиях подписанных в установленном порядке документов, грамотах и благодарственных письмах. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается. 10. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи 10.1. Средствами факсимильной связи могут быть переданы изображения документов. Факсимильная связь осуществляется по телефонной сети общего пользования. На приемной стороне получается бумажная копия документа. Наличие на изображении подписи должностного лица не превращает копию в оригинал. Поэтому факсимильная связь используется, как правило, для оперативной передачи информации с последующей отправкой оригинала по обычной почте. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания администрации города Старый Оскол, и закрепляются за структурными подразделениями, территориальными управлениями администрации города Старый Оскол. 10.2. Прием факсограмм, отправленных на официальный телефонный номер факсимильной связи администрации города Старый Оскол, обеспечивает административно-хозяйственный отдел аппарата администрации города Старый Оскол. 10.3. Приходящие на официальный телефонный номер факсимильной связи администрации города Старый Оскол факсограммы фиксируются с целью выделения официальных документов. Факсограммы, содержащие копии официальных документов, учитываются в журнале с фиксацией даты и времени приема. При несоответствии машинной отметки даты и времени фактическим значениям и при отсутствии машинной отметки даты и времени на факсограмме вручную проставляется дата и время приема. Факсограмма визируется соответствующим сотрудником административно-хозяйственного отдела и передается под роспись в журнале в канцелярию для регистрации и дальнейшей обработки. 10.4. Принятые административно-хозяйственным отделом факсограммы передаются в канцелярию в 10, 12, 14 и 17 часов 30 минут. Срочные факсограммы передаются в канцелярию немедленно. 10.5. Не разрешается передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати". Категорически запрещается передача посредством факсимильной связи секретных документов. 10.6. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 10.7. Если по указанному номеру телефона отвечает оператор, то запрашивается его фамилия и подтверждение разборчивости полученной им факсограммы. Сотрудник административно-хозяйственного отдела, производящий передачу, фиксирует на оборотной стороне первого листа оригинала дату и время передачи, номер телефона и фамилию лица, принявшего факсограмму. Эти данные скрепляются подписью сотрудника, передавшего документ. Если по указанному номеру факс стоит на автомате, то указывается, что документ отправлен (факс на автомате). 11. Организация приема и передачи документов с использованием электронной почты 11.1. Документы, полученные по электронной почте, до внедрения системы электронной подписи не могут быть использованы в качестве юридически значимого доказательства. Это необходимо учитывать при выборе целесообразного способа отправки документов и работе с полученными по электронной почте документами. 11.2. По электронной почте передается компьютерный файл, содержащий электронную копию документа. Этот файл должен быть специально подготовлен для отправки документа, а принятый файл должен быть размещен в памяти компьютера в доступном для адресата месте или распечатан. 11.3. У администрации города Старый Оскол есть официальный электронный адрес. Подразделения, управления администрации и отдельные сотрудники могут иметь свои электронные адреса. 11.4. Прием документов, адресованных на официальный электронный адрес администрации города Старый Оскол, производится административно-хозяйственным отделом аппарата администрации города Старый Оскол два раза в течение рабочего дня: до 10 часов и до 17 часов. Производится фильтрация полученных файлов. Принятые файлы хранятся в административно-хозяйственном отделе аппарата администрации до конца года, следующего за годом получения документа, и могут быть предоставлены исполнителям документов по их запросам. 11.5. Файлы, содержащие электронные копии документов, адресованные на электронные адреса подразделений, управлений администрации и индивидуальные электронные адреса сотрудников, соответствующим специалистом административно-хозяйственного отдела размещаются в компьютерной памяти в доступном для адресата месте. Адресат должен или ознакомиться с содержанием документа на экране монитора своего компьютера или распечатать документ самостоятельно. В подразделениях, управлениях администрации, имеющих свои электронные адреса, должны быть назначены сотрудники, ответственные за прием электронной почты. 11.6. Отправка документов по электронной почте производится административно-хозяйственным отделом. 11.7. Для отправки документа по электронной почте административно-хозяйственным отделом он должен быть оформлен на бумаге в полном соответствии с обычными правилами оформления и снабжен подписью ответственного должностного лица. В документе должен быть указан электронный адрес для отправки. Кроме того, исполнителем документа должен быть подготовлен файл, содержащий электронную копию документа, а на нижнем поле первого листа документа должно быть указано имя и место размещения этого файла, доступное для сотрудника административно-хозяйственного отдела, производящего отправку электронной почты. 11.8. Документ в бумажной форме сдается сотруднику административно-хозяйственного отдела, производящему отправку электронной почты. После проверки соответствия файла бумажной форме документа и определенности электронного адреса для отправки данный сотрудник административно-хозяйственного отдела делает за своей подписью отметку на нижнем поле первого листа документа о приеме к отправке с указанием даты и времени приема и возвращает документ исполнителю. 11.9. Технически отправка электронной почты административно-хозяйственным отделом производится в то же время, что и прием электронной почты. 11.10. Контроль доставки (при необходимости) возлагается на исполнителя документа. 11.11. Копия отправленного файла сохраняется в административно-хозяйственном отделе до конца года, следующего за годом получения документа. 12. Техническое обеспечение работы с документами 12.1. Машинописные работы 12.1.1. Машинописными работами является формирование машинных образов документов по рукописям и их распечатка. Машинные образы документов используются для дальнейшей работы над документами и для передачи по электронной почте. 12.1.2. Машинописные работы в администрации города Старый Оскол производятся в подразделениях, управлениях администрации с использованием оргтехники, закрепленной за подразделениями, управлениями и в административно-хозяйственном отделе. 12.1.3. Для выполнения машинописных работ принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. 12.1.4. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником административно-хозяйственного отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день. 12.1.5. В административно-хозяйственный отдел рукопись сдается вместе с карточкой заказа на бланке установленной формы, с указанием количества экземпляров (приложение № 17), подписанной исполнителем. 12.1.6. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания следует обращать особое внимание на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и др. 12.1.7. Специалист, выполняющий машинописные работы, не производит расшифровку сокращений, редактирование текста и корректорскую правку. При обнаружении в рукописи грамматических ошибок специалист должен вернуть рукопись на доработку исполнителю. 12.1.8. Специалист, выполняющий машинописные работы, несет персональную ответственность за обеспечение высокого качества выполняемых работ с соблюдением правил грамматики и орфографии. 12.1.9. Оформление отпечатанного документа должно соответствовать стандартам (формат бумаги, поля, шрифты, отступы, межстрочный интервал), если в рукописи нет указаний о специальном форматировании. Печатание на официальных бланках администрации производится при наличии соответствующего указания в карточке заказа. 12.1.10. На свободном поле последнего листа оператором производится печатание имени файла, содержащего образ документа. Это имя используется для доступа к файлу при дальнейшей работе над документом, которая может производиться с использованием оргтехники, закрепленной за подразделениями, управлениями и для передачи документа по электронной почте. 12.1.11. Файлы, содержащие сформированные образы документов, хранятся в административно-хозяйственном отделе до конца года следующего за годом формирования. При использовании этих файлов в качестве заготовок для новых документов должны формироваться новые файлы, а ранее созданные не должны изменяться. 12.1.12. При получении отпечатанного документа исполнитель должен проверить качество работы. При наличии замечаний недостатки устраняются немедленно. 12.1.13. Если документ отпечатан на официальном бланке администрации, имеющем номер, то специалист, выполняющий машинописные работы, указывает этот номер в карточке заказа. 12.1.14. Карточки выполненных заказов хранятся в административно-хозяйственном отделе до конца месяца, следующего за месяцем формирования, и являются основанием для списания расходных материалов. 12.2. Копировально-множительные работы. 12.2.1. Копировально-множительные работы в администрации города Старый Оскол выполняются в административно-хозяйственном отделе, или на оргтехнике, закрепленной за другими структурными подразделениями, территориальными управлениями администрации города Старый Оскол, или специализированными предприятиями. 12.2.2. Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера. Размножение бланков документов производится только на специализированных предприятиях. 12.2.3. Заказчиком выполнения копировально-множительных работ на специализированных предприятиях является административно-хозяйственный отдел аппарата администрации города Старый Оскол. 12.2.4. Копирование на копировальных аппаратах, закрепленных за административно-хозяйственным отделом, производится сотрудником этого отдела. 12.2.5. Основанием для выполнения копировальных работ является карточка заказа, оформленная на бланке установленной формы (приложение № 18). Карточка заказа является отчетным документом для списания бумаги и тонера. 12.2.6. Выполнение заказов на копировально-множительные работы производится в порядке очередности их поступления. Внеочередное выполнение срочных заказов выполняется по указанию начальника административно-хозяйственного отдела. 12.2.7. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво, черным цветом, на стандартных листах бумаги. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные документы. 12.2.8. О выполнении копирования, возврате заказчику подлинников на карточке заказа делаются соответствующие записи. Карточки выполненных заказов хранятся в течение 2 месяцев в административно-хозяйственном отделе, после чего уничтожаются. Приложение № 1 ----------------------------------------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦Срок исполнения "________" ____________________ 200__ г. ¦ ¦Вх. № ____________________________________________________________________ ¦ ¦Фамилия исполнителя ______________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦________________________________________ ¦ ¦ А.В.Гончаров¦ ¦"_____" _______________________ 200___ г. ¦ ¦ ¦ ¦ Для заметок ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ ¦__________________________________________________________________________ ¦ L---------------------------------------------------------------------------- Приложение № 2 Лист № 1 из 1 листа ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" "________________________________________________________________" (название постановления) Документу присвоен № ______ от "_______" _______________ 200___ г. Имя соответствующего файла _____________________________________________ Постановление подготовлено: Главный специалист организационно- правового отдела И.О.Ф. Постановление согласовано: Руководитель аппарата И.О.Ф. Юрисконсульт - главный специалист организационно- правового отдела И.О.Ф. Начальник административно- хозяйственного отдела И.О.Ф. Лист согласования оформил И.О.Ф. Тел.: Приложение № 3 Лист № 1 из 1 листа ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" "___________________________________________________________" (название распоряжения) Документу присвоен № _______ от "______" _______________200___ г. Имя соответствующего файла _____________________________________________ Распоряжение подготовлено: Главный специалист организационно- правового отдела И.О.Ф. Распоряжение согласовано: Руководитель аппарата И.О.Ф. Юрисконсульт - главный специалист организационно- правового отдела И.О.Ф. Начальник административно- хозяйственного отдела И.О.Ф. Лист согласования оформил И.О.Ф. Тел.: Приложение № 4 ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Изображение герба имеется в оригинале. ------------------------------------------------------------------ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" "______" ______________ 200__ г. № ________ 309514, Белгородская область, г. Старый Оскол, ул. Ленина, 45 О своевременном выполнении__________ ____________________________________ ____________________________________ Текст распоряжения: 1. __________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ ________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на _____________________ _________________________________________________________________________________________ Глава администрации А.В.Гончаров Приложение № 5 П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" "______" ______________ 200__ г. № _______ 309514, Белгородская область, г. Старый Оскол, ул. Ленина, 45 Об утверждении Порядка внесения и правил подготовки_____________ ________________________________ В соответствии с ____________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить Порядок внесения и правила подготовки __________________________________ _________________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 3. Установить _______________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на ____________________ _________________________________________________________________________________________ 5. Постановление вступает в силу со дня подписания. Глава администрации А.В.Гончаров УТВЕРЖДЕН постановлением главы администрации городского поселения "Город Старый Оскол" от "___"___________200__ г. № _____ ПОРЯДОК Внесения и правила подготовки _______________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 1. 2. 3. 4. Название должности лица, утвердившего Порядок И.О.Ф. Приложение № 6 (оформляется на бланке администрации) Адресат: Проскурину Иван Ивановичу 309502, Белгородская обл., г. Старый Оскол, м-н Горняк, дом 2, кв. 3. Уважаемый Иван Иванович! Администрацией городского поселения "Город Старый Оскол" рассмотрено Ваше обращение, направленное в адрес главы администрации города Старый Оскол по вопросу улучшения жилищных условий. Сообщаем... (текст ответного письма). Глава администрации А.В.Гончаров Исполнитель: Петрова И.И. Тел.: 22-52-64 Приложение № 7 ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Изображение герба имеется в оригинале. ------------------------------------------------------------------ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 309514, г. Старый Оскол, ул. Ленина. 45; тел./факс 22-05-33; e-mail: admstoskol@bk.ru __________________________________________________________________________________________ № ____________ "______" ______________200__ г. на № _________ от_____________ Адресат Заголовок к тексту Текст письма (При необходимости отметка о наличии приложения) Наименование должности (включая наименование структурного подразделения администрации) (подпись) И.О.Фамилия Исп.: Фамилия И.О. Тел.: Приложение № 8 Российская Федерация Администрация городского поселения "Город Старый Оскол" Белгородской области 309514, г. Старый Оскол ул. Ленина, д. 45 тел./факс: 22-05-33 № _________ от _______ на № ______от ________ Адресат Заголовок к тексту Текст письма Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия Исп.: Фамилия И.О. Тел.: Приложение № 9 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СТАРЫЙ ОСКОЛ" 309514, Белгородская обл., г. Старый Оскол, ул. Ленина, д. 45, тел./факс 22-05-33, e-mail: admstoskol@bk.ru __________________________________________________________________________________________ № __________ от ________________ на № ____________от_____________ Руководителю аппарата губернатора Белгородской области О.Н.Полухину О количестве документов, поступивших в администрацию города Старый Оскол Уважаемый Олег Николаевич! Направляем в Ваш адрес сведения о ____________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Приложение: на 1-м листе в 1 экз. С уважением, руководитель аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" В.Н.Ковальчук Исп.: Лунев А.А. Тел.: 44-53-16 Приложение № 10 113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИИ А.И.ИВАНОВУ УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ печатается заглавными буквами, излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц Руководитель аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" (личная подпись) В.Н.Ковальчук __________________________________________________________________________________________ Адрес отправителя, дата Приложение № 11 (оформляется на бланке территориального управления) ПРИКАЗ от "_____"_______________2006 г. № _________ О назначении ответственными за ведение делопроизводства В целях обеспечения качественного исполнения и прохождения писем, заявлений, обращений граждан и организаций, ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ п р и к а з ы в а ю: 1. Назначить ответственным: - Семенову Анну Игнатьевну - ведущего специалиста территориального управления. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Незнамовского территориального управления. Начальник Незнамовского территориального управления В.М.Маняхин Приложение № 12 ПРОТОКОЛ заседания коллегии при главе администрации городского поселения "Город Старый Оскол" __________________________________________________________________________________________ от "____"___________2006 г. г. Старый Оскол № ______ Председатель коллегии - Ф.И.О. Секретарь - Ф.И.О. Присутствовало: 12 человек (список прилагается) или Присутствовали: 1. Ф.И.О. 2. Ф.И.О. Присутствовали приглашенные: ____________________ ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О подготовке материалов к сессии городского собрания 2. Об установлении.... 1. СЛУШАЛИ: О подготовке материалов к сессии городского собрания. Информация Петрова Ивана Ивановича - начальника организационно-контрольного управления администрации города Старый Оскол ВЫСТУПИЛИ: А.Н.Сидорова - ... И.И.Иванов - ... РЕШИЛИ: 2. СЛУШАЛИ: Об установлении... Информация ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Председатель коллегии (личная подпись) И.О.Фамилия Секретарь (личная подпись) И.О.Фамилия Приложение № 13 (Лицевая сторона) РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Корреспондент _______________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, адрес, телефон) Предыдущие обращения от _______________ № _____________ от ________________ № _______ Вид документа_____________________________________ на _______________________________ _________________________________________________________________________________________ Автор, дата, индекс сопровод. письма ________________________________________________ Дата, индекс поступления ____________________________________________________________ Краткое содержание: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Ответственный исполнитель ___________________________________________________________ Резолюция: __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Автор резолюции _____________________________________________________________________ Срок исполнения _____________________________________________________________________ (Обратная сторона карточки) Ход исполнения --------------T----------------------T--------------------------T-------------¬ ¦ Дата ¦ Исполнитель ¦ Отметка о промежуточном ¦ Контрольные ¦ ¦ передачи на ¦ ¦ответе или дополнительном ¦ отметки ¦ ¦ исполнение ¦ ¦ запросе ¦ ¦ +-------------+----------------------+--------------------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+----------------------+--------------------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------+----------------------+--------------------------+-------------- Дата, индекс исполнения (ответа): ___________________________________________________ Адресат: ____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Содержание: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ С контроля снял Подпись контролера Дело том листы фонд опись дело _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Приложение № 14 ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН -------T--------T-------------T-----------T-------------T-----------T--------------¬ ¦ № ¦ Дата ¦Фамилия, имя,¦ Адрес ¦ Краткое ¦ Фамилия ¦ Результаты ¦ ¦ п/п ¦ приема ¦ отчество ¦ заявителя ¦ содержание ¦ ведущего ¦ рассмотрения ¦ ¦ ¦ ¦ заявителя ¦ ¦ заявления ¦ прием ¦ заявления ¦ +------+--------+-------------+-----------+-------------+-----------+--------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +------+--------+-------------+-----------+-------------+-----------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+--------+-------------+-----------+-------------+-----------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+--------+-------------+-----------+-------------+-----------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+--------+-------------+-----------+-------------+-----------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+--------+-------------+-----------+-------------+-----------+--------------- Приложение № 15 КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН № _______________________ Дата приема "________"_________________ 200 _____ года Фамилия, имя, отчество заявителя______________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Адрес_________________________________________________________________________________ Место работы и должность______________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Краткое содержание просьбы ___________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Фамилия ведущего прием________________________________________________________________ Результаты рассмотрения заявления: ___________________________________________________ (обратная сторона карточки) Передано для исполнения --------------T----------------------------T-----------------------------------¬ ¦ Дата ¦ Кому ¦ Что поручено и срок исполнения ¦ +-------------+----------------------------+-----------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+----------------------------+-----------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+----------------------------+-----------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+----------------------------+-----------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------+----------------------------+------------------------------------ Отметка об исполнении __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Приложение № 16 Структурное подразделение, УТВЕРЖДАЮ территориальное управление Руководитель аппарата ______________________________ администрации городского поселения ______________________________ "Город Старый Оскол" ______________________________ __________________ И.О.Фамилия ______________________________ "___"________________200__ г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 200 __ г. -------------T-----------------------------T----------------T-----------------¬ ¦Индексы дел ¦ Наименование дел ¦ Срок хранения ¦ Примечания ¦ +------------+-----------------------------+----------------+-----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +------------+-----------------------------+----------------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------+-----------------------------+----------------+------------------ Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел --------------------------T--------------------------T------------------------¬ ¦По срокам хранения ¦ Всего ¦В том числе переходящих ¦ +-------------------------+--------------------------+------------------------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------+------------------------+ ¦Временного (свыше 10 ¦ ¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------+------------------------+ ¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------+------------------------+ ¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ L-------------------------+--------------------------+------------------------- ______________________________________________________________________________ (должность и подпись составителя) Приложение № 17 ЗАЯВКА на печатание материалов в административно-хозяйственном отделе аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" Наименование структурного подразделения______________________________________________ Исполнитель (Ф.И.О. № телефона) ______________________________________________________ ___________________________________________________________________ Количество экземпляров _______________________________________________________________ Особые отметки _______________________________________________________________________ Подпись исполнителя, дата ____________________________________________________________ Кто печатал__________________________________________________________________________ Номер файла __________________________________________________________________________ Особые отметки _________________________________________________________ Подпись, дата ___________________________________________________________ Приложение № 18 ЗАЯВКА на размножение материалов в административно-хозяйственном отделе аппарата администрации городского поселения "Город Старый Оскол" Наименование структурного подразделения______________________________________________ Исполнитель (Ф.И.О. № телефона) ______________________________________________________ Название документа _________________________________________________________________ Количество экземпляров _______________________________________________________________ Особые отметки _______________________________________________________________________ Подпись исполнителя, дата ____________________________________________________________ Кто размножал ________________________________________________________________________ Особые отметки _______________________________________________________________________ Подпись, дата ________________________________________________________________________ ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru